Digitalização & Localização de Projetos; 5 Anos de Sucab.

Salvador, Maio de 2013.

A

Sucab

Todos os Funcionários.

  Refere-se este relatório ao período de 27/03/2008 a Maio de 2013, tempo em que nos foi dada a responsabilidade da gestão e coordenação da Mapoteca/SUCAB através dos cargos de Coordenadora III para Tereza Badaró, Coordenador- Fernando Pimenta Lima, Secretário Adm.II-Alexandre Moreira e Secretário Adm.-Robson Gideão, Aux.Adm- Anaildes Ramos da Silva, Aux. Adm-Gilcélia da Silva dos Santos, Técnica Administrativa Iguacira Maria dos Santos, Técnico Adm-Moacir Barros, Sec. Adm -Rejane Dantas & Estagiaria Ivone Santos.

  Eu, Alexandre Moreira gostaria de Revelar por objetivo desse relatório as rotinas do setor, identificando seus problemas, medidas tomadas para melhoria durante esse tempo e expectativas para o ano de 2013.

PROBLEMAS ENCONTRADOS (março de 2008)

·         PLANTAS EM MÁ CONSERVAÇÃO

·         PROJETOS INCOMPLETOS (Plantas Perdidas e Não Catalogadas)

·         PRESENÇA DE CONDIÇOES INSALUBRES, COM INFILTRAÇÕES, SEM AR CONDICIONADO E ANIMAIS PEÇONHENTOS (BARATAS, RATOS, ARANHAS E CUPINS)

·         DESENCONTRO DE INFORMAÇÃO CONTIDAS NO SISTEMA E A LOCALIZAÇÃO EXATA DOS DOCUMENTOS A SEREM PESQUISADOS E SOLICITADOS POR ARQUITETOS AUTORIZADOS DA DIRETORIA DE PROJETOS E OUTRAS SECRETARIAS QUE SOLICITAVAM DOCUMENTOS GRÁFICOS PARA REFORMAS, AMPLIAÇÕES, AJUSTES E CONSTRUÇÕES DE ANEXOS A RESPECTIVAS ESTRUTURAS CONSTRUÍDAS PELO ESTADO.

·         AMBIENTE INADEQUADO TANTO PARA ACOMODAÇÃO DAS PLANTAS, COMO AO EXERCÍCIO PROFISSIONAL DOS FUNCIONÁRIOS, DEVIDO A FALTA DE HIGIENIZAÇÃO ADEQUADA, COM GRANDE INCIDÊNCIA DE MOFO, FUNGOS E CUPINS.

·         FALTA DE MATERIAL DE SEGURANÇA-EXTINTORES DE INCÊNDIO, JALECOS, MÁSCARAS E LUVAS.

MEDIDAS TOMADAS PARA SOLUÇÃO DE PROBLEMAS (A partir de Abril de 2008)

ü  RECADASTRAMENTO DE TODAS AS PLANTAS EM SISTEMA SIMPLIFICADO (WORD, EXECEL)

ü  RECADASTRAMENTO DE PARTE DO ACERVO PERDIDO POR FALTA DE “BECKUP”.

ü  “BECKUP” EM REDE E MÉMORIA MAGNÉTICA TODOS OS MESES.

ü  REGISTRO ATRAVÉS DE SOLICITAÇÃO DE PLANTAS COM NOME DO SOLICITANTE, DATA, SETOR, SECRETARIA E DETALHES DO PROJETO SOLICITADO (Tipo de planta, Projeto, Finalidade)

ü  CRIAÇÃO DE OFÍCIO PADRÃO DA MAPOTECA PARA AGILIDADE DE ATENDIMENTO.

ü  REORGANIZAÇÃO FÍSICA DO SETOR MELHORANDO A VENTILAÇÃO E ACESSO AOS ARQUIVOS DE MANEIRA CONFORTÁVEL E ÁGIL.

ü  SINALIZAÇÃO DA ATUALIZAÇÃO DOS ARQUIVOS NAS CAIXAS. (Azul- Sucab, Vermelho-Educação, Preto-Saúde)

ü  FORAM SOLICITADOS FARDAMENTOS PADRONIZADOS E MATERIAIS DE SEGURANÇA COMO EXTINTORES DE INCÊNDIO, MÁSCARAS, LUVA E JALECOS. (JÁ EM USO)

ü  ATUALIZAÇÃO DA HIGIENIZAÇÃO DO AMBIENTE PERIÓDICAMENTE

ü  ATUALIZAÇÃO DE “TUBOS DE TRANSPORTE” PARA PLANTAS E CÓPIAS SOLICITADAS POR ARQUITETOS DEVIDADEMENTE AUTORIZADOS PELA DIRETORIA DE PROJETOS.

ü  AGILIDADE NO ATENDIMENTO DAS SOLICITAÇÕES DE PLANTA E CÓPIAS QUE DEMORAVAM TRÊS DIAS E HOJE SÃO ATENDIDOS EM ATÉ 24HS*

*Em caso de cópias feitas pela gestão de contratos em gráficas particulares.

ü  INFORMATIZAÇÃO DA MAPOTECA COM MAIS 2 (DOIS) COMPUTADORES PARA CADASTRO DE DOCUMENTOS E PESQUISA.

ü  ENTRADA DE PROCESSO DE INSALUBRIDADE (JÁ PROTOCOLADO E EM ANDAMENTO)

ü  INSTALAÇÃO, MANUTENÇÃO E REFORMA DOA CIRCULADORES DE AR (SPLITS) E REFRIGERAÇÃO.

ü  RESTAURAÇÃO E “ISOLAMENTO” DE PLANTAS DANIFICADAS.

ü  DIGITALIZAÇÃO E  JUNTO A COGRAF (Celeste/Jacira-DEPARTAMENTO DE PROJETOS) DAS PLANTAS MAIS SOLICITADAS E IMPORTANTES.

          EXPECTATIVAS PARA MAPOTECA 2013

.

v  ATUALIZAÇÃO DO SISTEMA DE PESQUISAS DA MAPOTECA VIAEXPRESSO OU REDE DIGITALIZADA, ONDE AS SOLICITAÇÕES, CONSULTAS E ESTUDOS PODEM SER FEITAS VIA ON-LINE.

v  INICIALIZAÇÃO DA DIGITALIZAÇÃO DAS PLANTAS MAIS ANTIGAS E DETERIORADAS DA MAPOTECA.

v  LIBERAÇÃO DE RECURSOS DO PROCESSO DE INSALUBRIDADE PARA OS MAPOTECÁRIOS DE ACORDO COM A VISTORIA TECNICA DA SAEB

v  PROJETO “RECICLA PLANTA” PARA O APROVEITAMENTO DE PLANTAS DANIFICADAS E CÓPIAS DESNECESSÁRIAS APOS DEVIDA DIGITALIZAÇÃO.

Em anexo fotos da Mapoteca que tem tido a imagem veiculada como “Cemitério da Sucab” e sua evolução que por muitos não foi vista por ser descriminada, mas que tem sua importância inicial, pois é por aqui que começam as “idéias” de reforma, ampliação, tombamento, restauração e revisão das Construções Administrativas do Estado.

Assim Vejo a Mapoteca, como uma Memória a que precisa ser preservada, atualizada e protegida das ações do tempo e do descaso de administrações anteriores. Minha missão aqui junto com essa equipe, que muitas vezes é esquecida ou não tem “prioridade” por não influenciar de maneira financeira ou ativa como nossos talentosos arquitetos e que de vez em quando levam algum desconforto devido a problemas de “uns e outros”, é zelar por nosso acervo valioso que precisa de “prioridade”, digitalização e respeito.

Portanto o meu objetivo é contribuir, reconhecer e agradecer a todos pelas mudanças ocorridas nessa gestão 2008/2013 da MAPOTECA/SUCAB que faço parte e me coloco a disposição e empenho esforços para a melhoria do atendimento interno, atualização e melhorias do nosso setor.

Cordialmente

Alexandre Moreira

Secretário ADM II/ Mapoteca -SUCAB